Cómo Swenco creó un proceso de etiquetado más eficiente a través de la integración.

Antecedentes

Swenco Limited es el principal fabricante y distribuidor de componentes para la industria del calzado de seguridad de América del Norte. Con sede en Ontario (Canadá), Swenco ha fabricado productos de alta calidad desde 1962 y ahora presta servicios a todo tipo de empresas y sectores de todo el mundo. Las etiquetas están presentes en todos los aspectos del proceso de fabricación de Swenco, desde la producción y el envío hasta el almacén y el inventario. La empresa tiene tres tipos principales de etiquetas: etiquetas de productos, etiquetas de envío y tarjetas de proceso. Las etiquetas de los productos contienen una combinación de información y material gráfico del producto. Las etiquetas de envío contienen diversa información. Cada caja contiene una combinación de números SKU (unidades de mantenimiento en almacén), y las etiquetas de envío también contienen un recibo detallado del contenido de la caja. Las tarjetas de proceso, que son básicamente etiquetas de trabajo en curso, se crearon manualmente. Todas estas etiquetas tienen diferentes tamaños y formatos, y se imprimieron con varias impresoras en diferentes entornos. 

Desafíos

Deseo de mayor flexibilidad

Antes de implementar NiceLabel, Swenco externalizaba su etiquetado. La empresa compraba etiquetas preimpresas que usaban cuando era necesario. Sin embargo, este modelo resultó ser bastante complejo desde el punto de vista de la planificación. Cada vez que incorporaban una nueva marca o creaban nuevos productos, tenían que actualizar sus etiquetas en función de los nuevos requisitos del cliente o del producto. El modelo de externalización carecía de la flexibilidad que necesitaban para poder hacer estos cambios rápidamente, y generaba muchas etiquetas sobrantes. «Necesitábamos poder penetrar en nuevos mercados y añadir nuevos idiomas mucho más rápidamente, sin tener que salir a comprar etiquetas preimpresas», comenta Matthew Rowlands, director general adjunto de Swenco. «Queríamos tener la posibilidad de modificar los requisitos y los elementos de identidad de la marca sobre la marcha.

La falta de integración nos obligaba a usar soluciones manuales

Dado que el etiquetado no estaba integrado con el sistema de ERP de Swenco, los empleados utilizaban una serie de flujos de trabajo manuales para producir e imprimir etiquetas en el almacén. Por ejemplo, exportaban la información de las etiquetas del sistema de ERP a una hoja de Excel y luego imprimían manualmente las etiquetas. En su planta de estampación de acero, utilizan tarjetas de proceso codificadas por colores para identificar el contenido de los contenedores, y a cada tipo de trabajo se le asigna un color propio. La producción de estas tarjetas de proceso era totalmente manual, y se necesitaban 4-5 horas de trabajo manual para producir una tarjeta.

La actualización de los sistemas de gestión de recursos empresariales (ERP) abre la puerta a la mejora de los procesos

Swenco decidió actualizar su sistema de ERP a la última versión de Aptean Made2Manage. Habían pasado 15 años desde su última actualización, y ahora los avances tecnológicos les permitían obtener una funcionalidad mucho más sofisticada que la que tenían hasta ahora. Decidieron aprovecharlo integrando el etiquetado con su sistema de ERP. Sin embargo, Swenco no estaba satisfecha con la etiqueta de envío principal disponible en el sistema de ERP, por lo que se puso en contacto con Integrated Productivity Systems (IPSi), socio de larga data de NiceLabel, para que le ayudara a encontrar la mejor plataforma de etiquetado para integrarla con la solución ERP elegida. Como dice Rick Schilling, presidente de IPSi, la principal prioridad de la empresa era encontrar la opción adecuada para satisfacer las necesidades de etiquetado de Swenco. «El etiquetado es uno de los procesos críticos para la misión empresarial de Swenco, por lo que era importante que pudiera encontrar una plataforma que satisficiera sus necesidades.»

Una plataforma para todas sus necesidades de etiquetado

Swenco recurrió a IPSi con dos requisitos básicos: querían imprimir todas sus etiquetas desde una sola plataforma, y era necesario integrar esa plataforma con Made2Manage. La plataforma debía ser lo suficientemente flexible como para satisfacer todas sus necesidades e integrarse con sus diversos flujos de trabajo. Según IPSi, fue esta necesidad de flexibilidad lo que les hizo recomendar NiceLabel. «La plataforma nos ofrece capacidades ilimitadas», afirma Rick. «Cuando Swenco nos dijo cuáles eran sus requisitos, inmediatamente dije: "Tenemos que hacer esto con NiceLabel". Esa era la única solución.»

La solución

Con NiceLabel, IPSi pudo unificar toda la producción e impresión de etiquetas de Swenco en una sola plataforma. NiceLabel se integra a la perfección con Made2Manage, lo que ofrece a Swenco una forma estandarizada de trabajar en todas las divisiones del negocio. «Creamos un sistema que está integrado con su base de datos ERP y que ofrece una gran variedad de funcionalidades. Se adapta al hecho de que tienen usuarios en diferentes divisiones del negocio: en la oficina, en el almacén y en el área de producción», explica Rick. «Una de las ventajas de NiceLabel es que es fácil implementarlo para múltiples usuarios.

Ahora se utiliza la misma plataforma de impresión para ocho funciones de trabajo diferentes. Esto no solo consolida todas las impresiones, sino también a todos los usuarios en una sola plataforma. Por lo tanto, independientemente de su ubicación, los empleados, utilizan el mismo sistema de etiquetado». IPSi también fue capaz de crear pantallas de impresión personalizada adaptadas a todos los flujos de trabajo internos de Swenco.

Las pantallas de impresión cambian dinámicamente la configuración de la impresora, en función de la etiqueta seleccionada, por lo que el usuario no tiene que acordarse de cambiar el tamaño de la etiqueta. «Antes, alguien podía enviar accidentalmente una solicitud de una etiqueta de 4x4 a una impresora que tenía instalado el formato de etiquetas 2x3», explica Ian Faust, desarrollador de software de IPSi. «Al usar NiceLabel para cambiar automáticamente la configuración de la impresora, se puede evitar ese tipo de error.» Las pantallas de impresión están diseñadas para que los empleados solo tengan que trabajar dentro del entorno de impresión de etiquetas, lo que crea un flujo de trabajo de impresión de etiquetas más eficiente.

Beneficios

Reducción de costes y aumento de la eficiencia

La adopción de NiceLabel ha supuesto un ahorro de costes significativo, tanto en materiales como en mano de obra. «Lo único que veíamos era cuánto dinero estábamos tirando a la basura», comenta Matt. «El coste de crear tus propias etiquetas es significativamente menor que el de comprarlas preimpresas. Diría que hemos logrado un ahorro de costes del 50 % solo en eso, sin contar lo que hemos ahorrado en costes de mano de obra.» La capacidad de imprimir etiquetas a demanda también ha reducido drásticamente el plazo de entrega de Swenco. «Ahora tardamos 30 segundos en añadir una nueva etiqueta», afirma Matt. «Ahora, pasar del diseño a la producción es cuestión de minutos, en lugar de días. Y no tenemos que preocuparnos por cosas como la cantidad de pedidos y las divisiones del volumen de productos, porque ahora todo tiene el mismo precio.»

De los procesos manuales a la automatización total

Gracias a la integración del etiquetado con el sistema de ERP, Swenco ha podido automatizar prácticamente todos sus procesos manuales. «Con la ayuda de IPSi, pudimos integrar el flujo de trabajo de creación de tarjetas de proceso en el sistema, básicamente eliminando el proceso de análisis expreso que involucraba la impresión de tarjetas de proceso. Ahora, salen codificadas por colores automáticamente, por lo que hemos pasado de dedicarles 4-5 horas de trabajo a no tener más que pulsar un botón», comenta Matt. Esta automatización también facilita el trabajo al personal de producción, ya que tienen que tomar menos decisiones a la hora de imprimir etiquetas. A su vez, la automatización ha permitido dar más poderes de gestión del etiquetado al personal.

Capacitar a los usuarios empresariales para que puedan imprimir las etiquetas ellos mismos

«Antes de NiceLabel, solo el coordinador de producción podía imprimir etiquetas. Teníamos que hacerlo de esa manera, porque era importante que el personal de producción pudiera centrarse en la producción y no perder tiempo con el desarrollo del sistema», afirma Matt. Sin embargo, con NiceLabel, Swenco ha podido capacitar al personal de producción para que impriman las etiquetas ellos mismos. «Ahora, en lugar de controlar nosotros el proceso, podemos darles la capacidad para que ellos mismos elijan sus existencias. Podemos darles un sistema que sabemos que funcionará sin demasiada supervisión. Tienen su propio ordenador con un diseñador y todas las etiquetas de envío se hacen en un solo lugar, y todos saben cómo hacerlo.»

La flexibilidad crea una ventaja competitiva

Otro beneficio es el aumento de la flexibilidad. «Como pequeño fabricante, las cosas que nos han ayudado a crecer son el servicio de atención al cliente, la flexibilidad y la capacidad de responder a las necesidades inmediatas de nuestros clientes», afirma Matt. «La flexibilidad es lo que mantiene nuestra empres a flote, y ahora somos mucho más flexibles que antes.» Curiosamente, la misma flexibilidad es lo que ayuda a IPSi a satisfacer las expectativas de sus clientes. «En nuestro mundo, como solucionadores de problemas genéricos, no podemos hacer nuestro trabajo sin productos como NiceLabel», afirma Rick. «Cada vez que instalamos este software, la empresa en cuestión acaba teniendo más flexibilidad y más control del que nunca había tenido en relación con el etiquetado.»

Mirar hacia el futuro

Ahora que Swenco ha logrado un proceso de etiquetado más ágil y eficiente, la empresa está considerando la posibilidad de usar NiceLabel para mejorar su eficiencia operativa general. «Con el tiempo, vamos a implementar un sistema de código de barras para nuestro sistema de almacén e introducir códigos de barras en todo nuestro inventario. NiceLabel tendrá un importante papel en esta transformación», comenta Matt. Swenco también espera ampliar su proceso de etiquetado simplificado a sus proveedores. Ahora Swenco dispone de una plataforma de etiquetado que también puede respaldar el crecimiento futuro de la empresa. «A medida que sigamos ampliando nuestra oferta de productos, NiceLabel desempeñará un papel importante. Una vez que empecemos a fabricar nosotros mismos, tendremos que crear nuestras propias etiquetas. También trabajamos mucho con Amazon, y NiceLabel nos permite ahorrar dinero porque podemos etiquetar las cosas correctamente, de acuerdo con sus especificaciones». Para IPSi, ha sido satisfactorio ver cómo NiceLabel ha transformado el negocio de Swenco. «Sistematizar un flujo de trabajo que estaba totalmente desconectado de otros y que no era eficiente tiene grandes repercusiones», afirma Rick. «Con NiceLabel, podemos ofrecer a nuestros clientes la oportunidad de tener un mejor control de un proceso crítico para la misión de la empresa.»